1第一步：给文档分类，先分「公开 / 内部 / 保密」三级
公开级（对外宣传物料）、内部级（日常工作文档）、保密级（薪酬、合同、战略）三档。90% 的团队问题是把保密文档放在了内部目录里。先用半天把云盘里的存量文档重新归位。
2第二步：公开级放开评论，内部级放开编辑，保密级只留查看
石墨和腾讯文档的权限粒度都是「查看 / 评论 / 编辑」三档。内部协作文档开「获得链接的人可编辑」提效；保密文档必须关闭「链接分享」，只在指定成员名单内可见，并开启浏览水印。
3第三步：定期收权——离职与项目结束两个节点
权限的常态是只放不收。建立两个固定动作：员工离职当天回收其全部文档访问权；项目结项后把项目目录整体转为「仅查看」。石墨和飞书都支持按目录批量设置权限，5 分钟能清完一次。
4第四步：把规范写成一页文档，新人入职必读
把三档分级、放权规则、收权节点写成 300 字以内的规范页，置顶在团队目录。规范的价值不在全，而在新人第一天就能照做。