1第一步：先分级再外发，保密文档根本不该用链接
报价与方案属于「内部级」可以链接外发；合同草稿、薪酬、客户数据属于「保密级」——直接放弃链接分享，用指定邮箱邀请或线下传递。分级 10 秒钟，但决定了后面所有动作。
2第二步：勾「禁止下载/复制」+ 打开浏览水印
石墨和腾讯文档的外发设置里都有「禁止下载、禁止复制、添加水印」三个开关，外发时全开。水印会带上浏览者身份信息，一旦截图外泄可溯源。代价只是对方不能一键导出，阅读不受影响。
3第三步：设链接有效期，到期自动失效
外发链接务必设有效期（一周或一个月），投标、比稿场景按项目节点设置。这一步解决「文档发出去半年还在流转旧版本」的经典问题——评审用的是旧版，你交付的是新版。
4第四步：外发登记一行字，回收有清单
建一个「外发登记」表格：日期、文档名、发给了谁、有效期到几号。项目结束或合作终止时按清单逐条关闭链接。权限的常态是只放不收，登记表就是唯一能让你想起回收的东西。