1第一步：配置 ShareX 的 OCR 热键
ShareX 安装后把「任务设置-OCR」语言设为中文，再设一个全局热键（如 Ctrl+Shift+O）绑定「截图→OCR」动作。之后任何屏幕内容框选即识别，文字自动进剪贴板。
2第二步：建归档文档结构
腾讯文档建一个「截图笔记」总文档，按月份或主题分节。原则是「一个主题一个来源一个场景」：比如「客户需求-微信群-12月」，别建太多碎文档——归档的价值在检索密度。
3第三步：流水线跑起来
截图 OCR 后直接粘贴进对应章节，在识别文字前加一行来源备注（截图时间与出处）。表格类截图识别后会乱序，贴进文档后用「文本转表格」功能快速修复。
4第四步：让截图自己也归档
ShareX 默认把截图存进按年月分的文件夹，把该目录设为云盘同步（或手动月度归档）——文字归档管检索，原图归档管取证，两条腿都要有。